در واقع ثبت سفارش واردات کالا فرآیندی است که طی انجام آن تاجر یا بازرگان سندی را از سیستم وزارت بازرگانی کشور دریافت می کند که نشان می دهد، واردات کالا قانونی بوده و تحت نظارت سازمان های ذی ربط به انجام رسیده است
اطلاعات این سند شامل یک کد هشت رقمی می باشد که همراه با تاریخ پروفرما و نام شرکت متقاضی مجوز ثبت سفارش کالا در یک برگه درج می گردد تا صاحب کالا از آن به منظور نشان داده مالکیت خود در زمان ترخیص کالا از گمرک استفاده نماید.